الاستقبال هو أول ما يلاحظه الضيف وآخر ما ينساه المنظّم إن حدثت فيه فوضى. هذه خطوات عملية لتنظيم الدخول، سواء كنت صاحب مناسبة أو مدير قاعة أو منظّماً محترفاً.
قبل المناسبة
- قائمة موحّدة: اجمع أسماء الضيوف في مكان واحد، وراجعها قبل إصدار الدعوات.
- دعوة لكل ضيف: يفضّل أن تحمل كل دعوة اسماً ورمزاً خاصاً بها.
- رمز المناسبة: في منصة دعوة يدخل فريق الاستقبال برمز مناسبتك، فلا تختلط دعوات مناسبتين تُقامان في الوقت نفسه.
- تجربة مسبقة: جرّب المسح بالتطبيق مع ضيف تجريبي قبل الحفل. يمكنك تجربة المحاكاة في صفحة طريقة العمل.
توزيع الأدوار عند الباب
- شخص يمسح الدعوات ويعرض النتيجة بوضوح.
- شخص يتولى البحث بالاسم عند تعذر المسح.
- مرشد يوجّه الضيوف بعد التسجيل حتى لا يتكدسوا عند المدخل.
ماذا تعني نتائج المسح؟
- تم التسجيل: دعوة صالحة لم تُستخدم، فيدخل الضيف ويُحتسب حضوره.
- تسجيل مكرر: دعوة سُجّلت من قبل، يظهر التنبيه ولا يُحتسب الحضور مرة أخرى.
- خطأ: رمز لا يخص هذه المناسبة أو غير صالح، فلا يُسجَّل شيء ويظهر السبب.
الحالات الاستثنائية
- ضيف نسي جواله أو لم تصله الدعوة: يبحث الفريق عنه بالاسم داخل التطبيق ويسجل حضوره.
- ضعف الشبكة أو الإضاءة: وفّر مسافة مناسبة عند الباب وتأكد من إضاءة كافية للمسح.
أثناء المناسبة
تعرض لوحة الحضور أعداد المدعوين والمسجلين وقيد الانتظار ونسبة الحضور، وتتحدث مع كل تسجيل. وتنبّه إلى أنها تعرض من لم يصل بعد ولا تسجّل خروج الضيوف من القاعة.
بعد المناسبة
تبقى بيانات الحضور مرتبة لمراجعتها، ويمكن تصدير قائمة الضيوف وحالة حضورهم بصيغة Excel عند الطلب. إن كنت تدير قاعة أو تنظّم فعاليات فاطلع على شراكات دعوة أو تواصل معنا.
